W przypadku wielu firm samochód jest jednym z podstawowych narzędzi pracy. Własny środek transportu umożliwia szybki dojazd do klienta, ale też zapewnia możliwość przewożenia dowolnych przedmiotów z punktu A do punktu B. Jak wygląda zakup samochodu na firmę? O czym należy wiedzieć? Oto praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców!

Kto może kupić samochód na firmę?

Co do zasady zakup samochodu na firmę jest możliwy dla każdego, kto prowadzi własną działalność gospodarczą. Taką transakcję można wykonać zarówno w przypadku dużej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jak i w przypadku mikrobiznesu, czyli jednoosobowej działalności. W zależności od tego w jaki sposób będzie wykorzystywany samochód oraz tego, czy zdecydujemy się na zakup nowego czy też używanego pojazdu, koszty związane z wejściem w posiadanie auta możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. W ten sposób możemy też lepiej amortyzować wszelkie wydatki oraz optymalizować finanse firmy. W tym miejscu pojawia się jednak pytanie, jaka forma zakupu jest najkorzystniejszym wyborem? Zakup samochodu za gotówkę? A może jednak leasing lub wynajem? W dalszej części artykułu przyjrzymy się szerzej wadom i zaletom każdego z rozwiązań.

Umowa kupna sprzedaży czy faktura? Jaki dokument wybrać w przypadku zakupu auta na firmę?

Decydując się na zakup pojazdu możemy spotkać się z kilkoma formami dokumentu, jaki wystawia sprzedający. Mowa tu oczywiście o standardowej umowie kupna-sprzedaży, stosowanej głównie przez osoby prywatne, ale też o fakturze VAT lub fakturze VAT-marża. W przypadku osób, które kupują samochód do celów prywatnych rodzaj dokumentu sprzedaży auta ma stosunkowo niewielkie znaczenie.

Oczywiście w przypadku zakupu pojazdu od firmy, która wystawia faktury, możemy uniknąć płacenia podatku PCC w wysokości 2% wartości auta. W praktyce poza tym przywilejem nie odczuwamy żadnych dodatkowych różnic. Inaczej sytuacja kształtuje się w przypadku zakupu samochodu na firmę.

Wówczas stosunkowo najbardziej korzystną formą zakupu będzie Faktura VAT, która pozwala przedsiębiorcy rozliczyć wartość podatku (VAT) od zakupionego samochodu. Takie rozwiązanie jest więc najbardziej opłacalne pod kątem ekonomicznym. Z kolei umowa kupna sprzedaży oraz faktura VAT marża nie umożliwiają odliczenia podatku VAT, stąd też są znacznie mniej korzystne dla finansów firmy.

Zakup na własność a może leasing? Jakie opcje zakupu pojazdu są dostępne dla firm?

W obecnych czasach zdecydowana większość pojazdów, które opuszczają salony samochodowe podlega różnego rodzaju finansowaniom. Dzięki temu osoba, czy firma, która jest zainteresowana zakupem pojazdu nie musi jednorazowo opłacać jego pełnej ceny, ale może skorzystać z opcji spłaty wartości auta przez określony w umowie czas. Jakie opcje zakupu pojazdu są dostępne w przypadku klientów biznesowych? Do tego grona zaliczamy:

  • zakup samochodu na własność za pełną kwotę,
  • leasing operacyjny,
  • leasing finansowy,
  • pożyczka leasingowa,
  • wynajem długoterminowy.

Oczywiście planując zakup auta na firmę możemy pokryć jego cenę z własnych środków finansowych, czy to za pośrednictwem gotówki, czy też przelewu bankowego. W ten sposób z momentem podpisania umowy kupna-sprzedaży, czy też otrzymania faktury, stajemy się posiadaczami auta na własność, a co za tym idzie, nie musimy martwić się wymaganiami ze strony leasingodawcy, czy firmy, która oferuje najem długoterminowy. Takie rozwiązanie wiąże się jednak z koniecznością poniesienia sporego wydatku, który dla wielu osób może być zdecydowanie zbyt wysoki, szczególnie w przypadku fabrycznie nowego pojazdu. W obecnych realiach cenowych, chcąc kupić auto z salonu musimy liczyć się z wydatkiem na poziomie średnio ponad 150 tysięcy złotych. Taka inwestycja jest znaczącym obciążeniem dla budżetu, a co więcej, prowadząc własną firmę lepszą opcją może być przeznaczenie środków finansowych w jej dalszy rozwój, zamiast ich spożytkowania na zakup samochodu. Z tego względu najpopularniejszym rozwiązaniem wśród przedsiębiorców jest obecnie leasing lub najem długoterminowy. Czym różnią się te formy finansowania? O tym opowiadamy w dalszej części tekstu.

Jak działa leasing samochodowy? Czym różni się od najmu długoterminowego?

Leasing samochodu to bardzo przystępna, ale też elastyczna forma finansowania. Wynika to z faktu, że wartość pojazdu rozbijana jest na określoną liczbę comiesięcznych rat. W momencie podpisania umowy leasingowej opłacamy zadeklarowaną wpłatę wstępną, która zwykle wynosi około 10-20% ceny auta. Następnie dalszą część wartości pojazdu spłacamy w comiesięcznych ratach. Co ważne, parametry finansowania, takie jak wysokość rat, czy też wpłaty początkowej możemy regulować w zależności od własnych preferencji. Stąd też możemy obniżyć raty, decydując się na wpłatę przykładowo 45% ceny auta, ale również podwyższyć obniżając wpłatę początkową do minimum.

Warto jednak wspomnieć, że auto w leasingu nie jest własnością firmy czy osoby prywatnej. Przedsiębiorca podpisuje umowę z instytucją, która zajmuje się finansowaniem zakupu pojazdu, w ramach której otrzymuje prawo do użytkowania samochodu zgodnie z warunkami umowy. Auto przechodzi na własność leasingobiorcy dopiero po jego wykupieniu (po zakończeniu trwania umowy).

Z kolei najem długoterminowy pod wieloma względami jest dosyć zbliżony do leasingu. W tym przypadku również wnosimy wpłatę początkową (często może być równa 0% wartości auta) oraz opłacamy comiesięczne raty. Wynajem nie kończy się jednak wykupem samochodu na własność. Zamiast tego oddajemy pojazd z powrotem do salonu sprzedaży. Najem długoterminowy jest więc bardzo dobrym sposobem na korzystanie z samochodu przy bardzo niskim wkładzie własnym, jednak dla wielu osób wadą może być fakt, iż po okresie trwania umowy nie stajemy się właścicielami pojazdu.

Jak wygląda rejestracja samochodu na firmę?

Kwestie związane z rejestracją auta na firmę są ściśle uzależnione od tego, jaką formę prawną posiada nasze przedsiębiorstwo. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nie możemy dokonać rejestracji samochodu na firmę, stąd też nowo zakupiony pojazd musimy zarejestrować na siebie jako na osobę fizyczną. W związku z tym w dokumentach widnieją nasze dane osobowe – imię i nazwisko, pesel, czy adres zameldowania. Nie zmienia to jednak faktu, że takie auto możemy użytkować w firmie i rozliczać koszty związane zarówno z zakupem, jak i eksploatacją naszego samochodu.

Diametralnie inaczej sytuacja kształtuje się w przypadku firm, które posiadają osobowość prawną. Mowa tu o spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, czy też spółkach akcyjnych. W takim przypadku pojazd może być oficjalnie zarejestrowany na dane firmy, a samego procesu rejestracji dokonują wspólnicy spółki. Co istotne, zarejestrowanie samochodu na firmę w takim przypadku nie różni się znacząco od rejestracji auta na prywatne dane osobowe. W przypadku rejestracji na firmę musimy jednak dostarczyć do wydziału komunikacji dodatkowe dokumenty, takie jak między innymi:

  • zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
  • wypis z rejestru sądowego wraz z numerem REGON,
  • umowa spółki cywilnej, jeżeli takowa została zawarta.

Co ważne proces rejestracji samochodu na firmę nie wymaga także żadnych dodatkowych opłat, a wszystkie formalności możemy załatwić w trakcie jednej wizyty w wydziale komunikacji.

Nowe auto z salonu, czy używane? Jak wybrać samochód do firmy?

Wybór pojazdu zwykle jest ściśle uzależniony od potrzeb firmy. Dla przykładu przedsiębiorca, który zajmuje się transportem ciężkich towarów zwykle będzie potrzebować dużego pojazdu ciężarowego, natomiast osoba, która świadczy usługi w ramach JDG spokojnie zadowoli się niewielkim autem segmentu B czy C. Warto jednak zastanowić się czy lepszym wyborem będzie nowy pojazd z salonu czy używany kupiony od osoby prywatnej lub komisu samochodowego? Wszystko zależy od budżetu!

Co do zasady, nowy, nieużywany samochód zwykle może być znacznie mniej awaryjny, a co za tym idzie, nie tylko ograniczymy koszty jego eksploatacji, ale także będziemy mieć większą pewność, że auto nie zawiedzie w trakcie. Nowy pojazd z salonu to jednak spory wydatek, szczególnie gdy chcemy kupić samochód za gotówkę, nie korzystając z kredytu, najmu czy leasingu. W związku z tym używane auto także może być ciekawą propozycją. Warto jednak dokładnie sprawdzić jego stan techniczny oraz zwracać uwagę na to, by zakup odbył się na podstawie pełnej faktury VAT, która umożliwi korzystniejsze rozliczenie podatku od wartości samochodu!

Zakup samochodu na firmę – podsumowanie

W przypadku wielu firm samochód może być jednym z podstawowych narzędzi codziennej pracy. Nic więc dziwnego, że wiele przedsiębiorstw decyduje się na zakup auta na własność lub jego finansowanie w formie najmu czy leasingu. Ważnym aspektem jest fakt, że koszty związane z zakupem, ale i użytkowaniem pojazdu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, a co za tym idzie, samochód może być sposobem na lepszą optymalizację finansową firmy.